Que votre été ait été « plage, coquillage et crustacés » ou « un kilomètre à pied », la reprise n’est jamais facile. La perspective d’ouvrir notre ordinateur et de constater les dégâts ne facilite rien. Ouvrir et lire les 1500 mails que nous avons loupés, prendre connaissance des nouveaux dossiers à rédiger, etc. Une à deux journées d’improductivité.De quoi se demander si le digital est réellement au service de notre efficacité professionnelle…
Je vous donne quelques astuces simples et rapides pour que votre rentrée soit plus légère !
N’ouvrez pas vos mails en arrivant au bureau
Premier conseil : ne pas ouvrir vos mails en arrivant au travail (peut-être même pas votre ordinateur).
Pendant les vacances, j’ai lu un résumé du livre « Avalez le crapaud » de Brian Tracy, sur la gestion du temps.
Il vous conseille de commencer votre journée en « avalant le crapaud ». C’est-à-dire en réalisant la tâche la plus longue et pénible de la journée. Ainsi, vous en êtes débarrassés et vous pouvez réaliser les petites tâches, avec plus de sérénité.
Alors, soyons clair, lorsque nous revenons de vacances, la tâche la plus pénible est de : revenir de vacances. Donc laissez-vous le temps de vous y remettre (et à votre cerveau).
Se remettre dans le bain (sans le cocktail)
Mon conseil : commencez à redonner à votre cerveau le cadre du retour au bureau. Remettez tranquillement de l’ordre dans votre esprit avec votre to-do list de départ.
Si vous utilisez le papier, très bien. Si vous souhaitez digitaliser vos tâches, quelques applications de confiance : Trello, Planner (Microsoft), Asana, Wunderlist, …
Priorisez les tâches des dossiers que vous aviez laissé en attente en partant. Définissez l’importance des tâches et le temps que cela va vous prendre. Qu’aviez-vous laissé en attente, en cours de traitement, ou tout juste débuté avant de partir ?
Un retour productif !
Biensûr, pour cela, soyez focus : fermez votre porte, coupez les notifications de votre portable !
Et puis traitez ou avancez un dossier important qui peut l’être !
Ne pensez pas à vos mails ou à vos collègues qui vont vous dire « tu as vu mon mail ? ». Dites-vous bien qu’il n’y a pas de bombe à retardement dans Outlook. Ni de cas de vie ou de mort dans vos mails, ce n’est pas le lieu de l’annonce.
En fin de matinée, vous pouvez enfin ouvrir la boîte de Pandore ! Mais au moins, vous avez déjà fait quelque chose de productif de votre journée.
La boîte de Pandore : vos mails
Cette partie ne concerne pas les aficionados d’Outlook qui consultent (et traitent parfois) leurs mails en vacances. Les autres, nous avons à peu près tous le même souci à la rentrée. Après 3 à 4 semaines de vacances : une pile décourageante de mails à déplier…
Organisez votre boîte en Conversations
L’e-mail est sensé faciliter les échanges en interne et en externe en remplacement du bon vieux courrier. Il est en fait devenu un moyen de communication à outrance, où de vraies discussions s’opèrent et polluent nos boîtes. Ce sont parfois des discussions avec des dizaines d’interlocuteurs, qui s’entrecroisent, un vrai cauchemar si on en loupe une.
Nous nous retrouvons donc parfois avec une quinzaine de mails qui ne sont en fait que des suites de discussions qu’il faut lire… Adieu le bon vieux compte-rendu, il faut suivre les mails, créant une vraie dépendance et au risque d’être complètement largué.
Premier conseil donc : organisez votre boîte de réception en « conversations » afin de regrouper ensemble les e-mails parlant du même sujet.
Prioriser l’ouverture de certains mails
En en lien avec le premier travail que vous avez fait, il va vous falloir prioriser la lecture/le traitement des mails.
Quels mails sont les plus importants ? Urgents à traiter ? Lesquels correspondent à une tâches importante de votre to do list ?
Ajoutez des indicateurs visuels (catégories, urgent, …) pour vous y retrouver. Les autres mails pourront attendre tranquillement le courant de la semaine, lorsque vous traiterez les dossiers en relation.
Pour cela, conseil numéro 2, triez vos messages par expéditeurs puis en parcourant les objets. Puis hiérarchisez. Le mail de votre supérieur pour finaliser un dossier client ? Ou celui de l’amicale qui propose un barbecue de rentrée ?
Dernier conseil : consacrez des temps dans votre journée pour traiter les mails moyennement importants. Vous pourrez y répondre de manière courte ! (par exemple avant/après déjeuner, ou en fin de journée).
Ceux dont la lecture ou la réponse doit faire l’objet d’une tâche : to do list et crapaud du matin !
Dans les causes de stress actuel, nous retrouvons actuellement également les tâches de gestion de documents.
Préparer le séminaire de rentrée : 50 slides pour demain
La question de la gestion du temps lors de la modification / conception de documents revient en permanence dans les formations.
Nous perdons parfois du temps à vouloir en gagner (repartir d’un modèle existant). Ou bien nous procrastinons (remettre au lendemain) souvent ce genre de tâches. Pourquoi ?
- Quantité de travail et parfois stress que cela procure ;
- Maîtrise/connaissances des outils balbutiante ;
- Manque de concertation, de récolte de tous les éléments ;
- Peu de confiance en soi créative, manque d’idées.
Et au final, je dirai même : manque de méthode de travail…
Quelques conseils pour votre gestion du temps :
- Si vous estimez la tâche très longue, décomposez-la en plusieurs petites que vous planifiez dans le temps jusqu’à votre dead-line ;
- La veille, votre to do annonce la tâche donc préparez-vous. Rangez votre bureau pour y éliminer toute distraction ou élément perturbateur. Conservez juste les éléments du dossier nécessaire.
- Le matin en arrivant, n’ouvrez pas vos mails ni aucune autre distraction. Vous vous êtes mis en condition pour effectuer cette tâche donc foncez tête baissée sur le document. Aucune distraction ! Mettez un mot sur votre porte pour ne pas être dérangé. Coupez les notifications de votre Smartphone qui reste rangé. Préparez-vous un verre d’eau et un en-cas au cas où (votre cerveau consomme des calories !)
- C’est parti pour 45-50 minutes de travail ; quelques pauses pour respirer et on repart.
- Arrêtez vous lorsque vous avez réalisé votre tâche et atteint votre objectif.
- Octroyez-vous une récompense pour avoir réussi !
Pourquoi se former ?
De la technique, oui, mais avant de la méthode !
Nous venons de voir que la gestion du temps et des outils digitaux étaient entremêlés. Remettre de la méthode dans leur utilisation permet de prendre du recul. Recul, par rapport aux outils et à la gestion/utilisation de notre temps.
Exemple : si on vous donne un crayon, sans vous expliquer à quoi il sert, comment vous en servir, pourquoi il a été inventé, les solutions qu’il vous apportera et à quel moment vous en servir… vous allez être perdu…
Le digital est un outil à la production et ne remplace pas votre réflexion !
Lors des formations digitales chez Evolve, voici les clés que je vous donne :
- le choix des outils par rapport à vos besoins : quel outil pour quoi faire et à quel moment du process ?
- la compréhension des outils : comment fonctionnent-ils ? Pourquoi ont-ils été crées et surtout quelle est leur logique de travail ?
- la découverte de votre travail et de vos obligations/contraintes
- la définition d’une méthode de travail logique et simple à appliquer.
Méthodologie
Pour débuter cette méthodologie, je vous conseille souvent de vous munir d’un papier et un crayon ! Et oui, qui n’a jamais fait de brouillon à l’école ?
Le digital a modifié nos méthodes de travail c’est sûr. Mais il a surtout évincé les phases de réflexion au profit des phases de production. Nous nous lançons dans l’écriture de notre rédaction sans y avoir réellement réfléchi….
Cela fait partie des méthodes de créativité ! Posez vos idées principales à l’écrit (amusez-vous par la même occasion) : tableau blanc, dessins, couleurs, .. Et établissez un plan, en respectant l’objectif principal du document.
Tout cela vous aura peut-être pris 20 à 30 minutes. Mais vous vous lancerez beaucoup plus efficacement dans votre création/rédaction.
En formation, je vous donne un canva pour cette étape de réflexion et la suite de la méthodologie selon l’outil !
Vous êtes maintenant munis de quelques conseils pour que le retour au bureau se passe de manière plus efficace et plus sereine !
Je vous souhaite donc une bonne rentrée !
Caroline
