Excel est un logiciel de bureautique très répandu, tant chez les particuliers que chez les professionnels. Vous pouvez l’utiliser pour les tâches les plus simples, comme pour les calculs les plus alambiqués. Voici comment débuter avec Excel, en toute simplicité !
Qu’est-ce qu’Excel, et pourquoi l’utiliser ?
Mieux connaître le logiciel Excel
Le logiciel Excel est un logiciel de bureautique de Microsoft, il appartient au pack Office qui regroupe de nombreux logiciels comme Word, Power Point, Publisher…
Excel est utilisé pour organiser, analyser et visualiser des données. Il est souvent associé à la gestion de feuilles de calcul, mais il est beaucoup plus que cela !
L’un des principaux avantages d’Excel est qu’en faisant partie de la suite Microsoft Office, il est déjà présent dans la plupart des entreprises. Vous n’avez donc pas besoin d’investir dans un logiciel supplémentaire.
Débuter avec Excel est facile, et avec quelques astuces ou une bonne formation Excel, vous pouvez exploiter au maximum ses fonctionnalités.
Les principales fonctionnalités d’Excel
- Les feuilles de calcul : une feuille de calcul est l’espace principal où vous travaillez. Chaque feuille est composée de cellules organisées en lignes et en colonnes. Chaque cellule peut contenir des données, telles que des chiffres, du texte ou des formules.
- Les lignes et colonnes : les colonnes sont étiquetées par des lettres (A, B, C…), tandis que les lignes sont numérotées (1, 2, 3…). Une cellule est identifiée par une référence comme A1 (colonne A, ligne 1).
- Les formules : Excel permet d’automatiser des calculs grâce à des formules. Par exemple, une formule basique telle que =A1+B1 additionne les valeurs des cellules A1 et B1. Il existe des formules pour tout : calculs mathématiques, statistiques, et même manipulation de texte.
- Les tableaux : vous pouvez organiser vos données sous forme de tableaux pour faciliter la lecture et l’analyse. Les tableaux permettent aussi de trier et filtrer les informations rapidement.
Comment utiliser Excel quand on débute
Comment démarrer ?
Prenez votre temps. Familiarisez-vous avec l’interface d’Excel, explorez les menus et testez quelques fonctionnalités, comme :
- Entrer des données : il suffit de cliquer sur une cellule et d’y taper votre texte ou vos chiffres. Vous pouvez ensuite déplacer vos données d’une cellule à une autre ou les organiser comme vous le souhaitez.
- Créer des formules simples : utilisez des formules pour faire des calculs automatiques. Par exemple, additionner plusieurs cellules, faire des moyennes, ou encore trouver des minimums et des maximums.
- Mettre en forme vos données : vous pouvez changer les polices, ajouter des couleurs, ou utiliser des formats spécifiques (comme un format monétaire) pour rendre vos données plus claires et faciles à lire.
- Visualiser les données : Excel permet de créer des graphiques et des tableaux pour représenter visuellement vos informations. Cela peut être utile pour analyser des tendances ou partager des résultats.
Les avantages d’Excel pour les débutants
Excel est un outil accessible pour les débutants tout en étant extrêmement puissant.
Vous n’avez pas besoin d’être expert pour commencer à l’utiliser pour des tâches simples comme gérer un budget ou suivre des données. Mais avec le temps, vous pouvez découvrir des fonctionnalités plus avancées comme les tableaux croisés dynamiques, les macros, ou encore l’analyse de données complexes.
Le classeur Excel se présente sous forme de tableur qui permet de renseigner des données et de les traiter en suite.
Il peut s’agir de calculs, pour la compatibilité ou pour tout autre projet impliquant des formules mathématiques, ou bien de classements d’informations diverses.
Les fonctions Excel permettent d’organiser et de trier des chiffres, mais aussi des mots : le logiciel étant capable de classer les lettres alphabétiquement.
Il est ensuite possible d’extraire des données de la feuille de calcul, soit individuelles, soit sous forme de graphique ou camembert.
La personnalisation de la présentation est totale. Chacun peut peaufiner son tableau exactement comme il l’entend pour que les enseignements à en tirer apparaissent en évidence : couleurs, formats, typographies… tout est configurable.
Les capacités de Microsoft Excel sont exceptionnelles et chacun l’exploite selon ses besoins. Il est assez intuitif et simple à utiliser, mais il faut en passer par une formation Excel de base pour pouvoir maîtriser les commandes fondamentales.
Participer à des initiations Excel
Il existe de nombreuses possibilités pour apprendre Excel. Pour une initiation, vous pouvez trouver sur Internet bon nombre de tutoriels, rédigés ou en vidéo.
Ces cours Excel vous permettent de découvrir les premières fonctions du logiciel de bureautique. Mais si vous envisagez de créer des tableaux compliqués, croisés et dynamiques, vous devez opter pour une formation beaucoup plus approfondie. Une fois que vous aurez intégré la diversité des opérations possibles, vous pourrez exploiter les données de vos dossiers le plus finement possible.
Vous pouvez apprendre Excel en peu de temps, mais cela ne concerne que les bases. Si vous souhaitez avoir accès à une connaissance plus approfondie, vous allez devoir suivre une formation spécialisée Excel !
Pourquoi suivre une formation spécialisée Excel
Si vous avez des projets qui vont au-delà du simple tableau avec quelques entrées et des calculs simples, le plus efficace est d’en passer par une formation spécialisée. Elle vous permet d’intégrer davantage les fonctionnalités d’Excel et de créer des feuilles beaucoup plus élaborées.
Une formation spécialisée vous permet de maîtriser le logiciel à votre rythme et d’intervenir sur vos documents propres.
Que vous soyez débutant ou expert, et selon l’ampleur de vos besoins, vous apprenez la logique du tableur et comment le manipuler. Il est important que la formation que vous suiviez soit personnalisée afin de respecter la progression et les objectifs de chacun.
D’autre part, avec l’appui d’un formateur, vous allez pouvoir travailler sur votre propre projet en fin de formation. Vous allez mettre en pratique immédiatement la théorie que vous venez de découvrir = la meilleure façon de bien la retenir !
Ne perdez pas de temps en voulant exploiter Excel sans aucune connaissance, une formation adaptée vous permet de débuter avec le tableur, dans les meilleures conditions possibles !
