Votre entreprise cultive surement déjà le travail en mode projet coopératif mais pratique-t-elle vraiment le travail collaboratif ?
Chez Evolve Formation, nous accompagnons les entreprises dans leurs démarches de digitalisation et dans la modification de leurs méthodes de travail.
Qu’est ce que le travail collaboratif ?
Le travail collaboratif s’appuie sur l’intelligence collective et l’échange entre différents collaborateurs. L’objectif premier est la mutualisation des compétences et connaissances pour réaliser un objectif commun.
Cette mutualisation concerne plusieurs domaines :
- Les compétences et connaissances
- Les valeurs
- La documentation
- Les moyens de communication
- Les outils informatiques
Aujourd’hui, le travail collaboratif est devenu indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant il nécessite des changements radicaux dans les organisations et dans les pratiques managériales. Cette pratique a tendance à faire tomber les barrières hiérarchiques.
Pourquoi utiliser le travail collaboratif ?
Il favorise l’émergence des idées, l’implication et la responsabilisation de chacun-e dans les projets de l’entreprise. De plus, il encourage la créativité, l’innovation et aussi le bien-être et la cohésion d’équipe.
Qu’est-ce qu’implique le travail collaboratif ?
- Une communication régulière et constructive
Les collaborateurs ne sont plus centrés sur une tache définie. Le périmètre d’action est élargit. . Pour mener à bien le projet, la communication doit être régulière et constructive pour chacun des acteurs. - Un suivi de la progression
Afin que les efforts de chacun soient reconnus et vus, la communication est primordiale. Des points réguliers sur l’avancée de l’action collective doivent être fait de manière à connaître le chemin qu’il reste a parcourir jusqu’à l’objectif final. - Un champ d’intervention plus large
Avec le travail collaboratif, le champ d’intervention et le rôle de chacun est étendu afin de provoquer une émulation créative. Tous les individus composant l’équipe de travail sont encouragés à soumettre leurs idées et ce, même si cela ne relève pas directement de son domaine de compétence. - La modification des barrières hiérarchiques
Le travail collaboratif remet en question les pratiques managériales traditionnelles. Cette pratique encourage les entreprises à repenser le rôle du manager. Les missions du manager ne consisteront plus à imposer un cadre strict ou à valider les actions, mais plutôt à favoriser la collaboration. - Un environnement de travail collaboratif
Il faut aussi revoir les espaces de travail, les réorganiser afin de favoriser les échanges. Pour le travail collaboratif, tous les espaces favorisant l’échange spontanés sont à étudier. - Une utilisation d’outils appropriés
Le travail collaboratif ne date pas d’hier, cette idée a émergé depuis quelques années mais se fait sentir plus importante aujourd’hui. L’émergence des nouveaux outils de travail facilitent les pratiques managériales collaborative.
Les avantages du travail collaboratif
- Une production plus qualitative et gestion centralisée
Les outils de travail collaboratif rendent les échanges plus fluides et efficaces. Les collaborateurs échangent rapidement et simplement. Si l’entreprise utilise un bon outil, cela lui permettra de centraliser les décisions tout en informant la totalité des collaborateurs. - Un gain de temps important
Tout est centralisé sur un seul espace avec pour plus de simplicité une organisation bien définie par l’entreprise/équipe. En effet, les collaborateurs pourront échanger les fichiers plus rapidement. Ils pourront aussi travailler à plusieurs sur un seul et même document. Leurs échanges seront facilités grâce à l’utilisation du chat réduisant ainsi les pertes de temps et déplacements de bureaux en bureaux ou de services en service par exemple. - Une meilleure réactivité
Cette méthode de travail diminue le nombre d’e-mail entre une même équipe. Plus besoin de fouiller dans sa boite mail pour retrouver quand et qui a envoyé ou non l’information. La messagerie direct évite l’engorgement de mailing inutiles. De plus le chat permet d’aller à l’essentiel avec des messages courts et clairs ! - Un bien-être au travail et flexibilité
En travaillant ensemble, on apprend à mieux connaître ses collègues. Cela créé du lien, améliore les relations, installe la confiance et la cohésion d’équipe au profit de la diminution des conflits sociaux. De plus, le digital permet de travailler avec ses collaborateurs de partout ! Le travail collaboratif casse les codes du présentéisme. Grâce aux nouvelles technologies et aux outils collaboratifs, il est simple de se connecter et rester en contact pour avancer sur un même projet.
Quels sont les outils pour le travail collaboratif ?
- Teams : messagerie et partage de fichiers
- Sharepoint : intranet
- Google suite : outils collaboratifs en ligne
- Locktransfert : transfert de fichiers sécurisés
- Trello : gestion de projet
- Debategraph : mindmapping
- Wimi : gestion de projet
- Slack : messagerie instantanée
- Skype : visioconférence
- LastPass : gestion de mots de passe
Il existe plusieurs financements :
- Le FAF pour les dirigeants
- Le CPF pour les salariés
- Le plan de développement des compétences des entreprises
